Parpirarbejde & planlægning

Papirarbejde & planlægning

Inden afholdelse af et stævne, anbefales det at læse Kapitel 1 i RID – Generelle Regler. Dette kan bl.a. findes her.
Store og små klubstævner stævner
 
Inden der udsendes invitationer til et stævne, er der nogle ting, man skal have overvejet inden. Hvor stort et stævne ønskes? Skal det være et lille lukket klubstævne med max 40 ryttere. Ønskes et større stævne, hvor naboklubberne inviteres, eller skal det være åbent for deltagere fra alle klubber?
 
Dette valg skal arrangørerne tage før der udsendes invitationer, og det har betydning for antallet af dommere, som det er nødvendigt at skaffe.

Det skal ligeledes overvejes, om der skal være et max antal ekvipager, da der typisk er meget stort tilslutning til stævnerne og det kan bliver uoverskueligt at afvikle et stævne med 120 deltagere, hvis man har regnet med, at der skal komme 70. Hvis det antages at være et populært stævne med grænse på antallet af deltagere, kan det overvejes at hver rytter max må deltage med f.eks. 2 heste for at give plads til så mange ryttere som muligt.
 

Hvilke klasser skal stævnet have?

Valg af klasser kræver normalt lidt overvejelser, da der i RID findes mange muligheder.
 
Ved et lukket stævne må man se på de arrangerende klubbers medlemmers niveau og herefter vælge sværhedsgraden for klasserne. Det kunne være 4.3., 4.5., T.5. og T.8. og så en eller flere lydighedsklasser i den lette ende, hvis der er en dressurbane til rådighed. Disse klasser kan også laves som hhv. junior- eller seniorklasser. Har man mange stævneryttere i klubben, skal de svære klasser også overvejes. Har man mange juniorer kan man overveje 4-gængerstafet, behændighed måske som juniorklasse eller juniorflagridt. Øl/sodavandstölt er et hyggeligt og festligt indslag.
 
Et stævne med 40 - 50 deltagere vil kunne klares på en dag med finaler. Det er også muligt at lave stævner uden finaler, men hvor der f.eks. samles point til den danske rangliste (FIPO klasser) eller hvor formålet er at få tilbagemelding fra dommerne omkring hvor langt man er med stævneforberedelserne.
 
Ved et åbent stævne har man en forventning om deltagelse af gode ekvipager, hvorfor de sværeste klasser alle skal med. Det drejer sig om 4.1., 5.1., T.1., T.2. og måske et pasløb og stilpas, hvis der er adgang til et passpor. 4.1, 5.1 og T.1 kan evt. afvikles med flere på banen i form af 4.2, 5.2 og T.3. Dette kan spare noget tid og kan også være en idé hvis man har mange ryttere, der gerne vil prøve at starte de svære klasser men ikke har så stor erfaring. Man bør have 4.3 og T.5, da dette er de sværeste klasser 5-års heste kan deltage i. Man skal opfordre sine medlemmer til at vælge en klasse, som den enkelte ekvipage kan klare.
 
Også ved et åbent stævne kan man medtage "legedicipliner" som 4-gængerstafet, behændighed og trav- og galopløb. Juniorklasser eller en egentlig Junior Cup bør også overvejes nøje, da dette kan være med til at udvikle nye unge ryttere, og kan nedsætte antallet af deltagere i nogle af de store gangartsklasser. Flere lydighedsklasser kan også medtages.
 

Booking af dommere

Når man har vedtaget datoen for stævnet, er man faktisk i stand til at bestille de dommere, der skal anvendes til stævnet.
 
Der bringes hvert år i Dansk Islandshesteforenings Årbog en oversigt over de dommere, der er til rådighed. En opdateret liste kan ses på DI’s hjemmeside.
 
Man skal inden man begynder at bestille dommere, gøre sig klart, hvor mange dommere og aspiranter, der skal anvendes samt hvordan disse skal afregnes. Vedr. regler for dette henvises der dels til RID og dels til “Regler for sportsdommere anvendelse” (bilag 5).

 
Der aftales direkte med den enkelte dommer. Der betales honorar efter aftale med DI, og der afregnes transport i følge reglerne (bilag 5).
 
Mange dommere kommer år efter år i de samme klubber. Det er altid lettere at få en dommer til at komme igen, hvis der er brugt lidt ressourcer på at få dommeren til at føle sig godt tilpas ved stævnet. Mange gange er det små ting, der skal til. F.eks. en god frokost, en flaske vin som tak eller bare det, at man husker at sige tak til dommerne for deres indsats. Der bør sørges for forplejning til dommerne under stævnets afvikling – også mens de er på banen. En kop kaffe/the kan være guld værd, når det er koldt og kage er godt, når blodsukkeret er i bund. Som tommelfingerregel, så er dommerne, som man behandler dem!

Vær opmærksom på, at dommerne nogle gange har ”føl” med der er i gang med dommeruddannelsen. Dette skal meddeles fra dommerne og kræver, at der afsættes ekstra tid i programmet.

Ved et rangliste stævne skal der også vælges en hoveddommer, hvorfor arrangørerne skal indkalde til et dommermøde inden stævnets start og skal have en hoveddommerrapport klar til den dommer, der vælges som hoveddommer. Hoveddommerrapporten kan udskrives fra DI’s hjemmeside. 
 
Til støtte for hoveddommeren skal sekretariatet desuden notere de røde og gule kort der bliver givet i løbet af stævnet. Et stykke papir med en kolonne til hhv. røde og gule kort kan med fordel være lavet inden stævnet. Der skal noteres startnummer, klasse samt årsagen til at kortet er givet.

 
Hvornår skal man booke dommerne?

Man bør som hovedregel booke dommerne i løbet af efteråret. Det er som regel sværere at skaffe dommere i maj/juni og august/september end resten af året, da langt de fleste stævner ligger i disse måneder. I det hele taget er der efterhånden mange stævner, og det kan være svært for dommerne at få weekenderne til at slå til.
 
Efter man har sluttet en telefonisk aftale med en dommer, bør man følge det op med en skriftlig bekræftelse og gerne igen en måned før stævnet, gøre dommeren opmærksom på, at man glæder sig til at se dommeren.
Andre forhold
Husk at tilsende dommeren programmet for stævnet i god tiden uges tid inden stævnet med starter med angivelser af, hvilke klasser den pågældende dommer skal dømme samt i hvilke tidsrum.
 
Såfremt der ikke er aftalt kørsel frem og tilbage hver dag, skal der aftales overnatning for dommeren.

Stævneøkonomi

Disciplinen økonomi kan deles op i to dele. Første del er budgettet, som fortæller, hvad man ønsker at foretage sig - og anden del er selve regnskabet, der er et billede af, hvordan stævnet forløb rent økonomisk. Man skal gøre sig klart, at begge dele er vigtige.
 
Det der som regel er årsagen til, at stævnet giver underskud er manglende opfølgning på budgettet eller et urealistisk budget. En post som antal betalende tilskuere kan være svær at forudse, så vær hellere pessimist end optimist.

 
Ansvar

Der skal og må være kun én ansvarlig for stævnets økonomi. Denne person skal til gengæld have uindskrænket magt under stævnet. Der må ikke bruges én krone uden, at den økonomiansvarlige har sagt O.K. Der opstår ellers let en situation, hvor den samme indtægtskrone bliver brugt mange gange. En sikker vej til rod og underskud. Det kan evt. være klubbens kasserer, der varetager denne opgave. Det er en fordel, at det er en person, der har praktisk erfaring med regnskab.

 
Budget

Et budget består af to dele; en indtægtsside og en udgiftsside. I forhold til normal virksomhedsdrift, så har man stort set kun en mulighed for at påvirke indtægtssiden. Det vil sige, at man er nød til at styre udgiftssiden meget stramt. Typiske indtægter er startgebyr, boks-/foldleje, camping, indgang, salg af rytterfestbilletter, cafeteria. Typiske udgifter er dommerafregning, leje af baneanlæg, leje af stalde, mad til rytterfest, dommerforplejning, strøm/vand.

 
Når man starter med at lægge et budget, er det en god ide at begynde med en kort beskrivelse af de aktiviteter, som man ønsker. F.eks. “camping”, “fest”, “stalde” osv. Undgå at sætte beløb på i første omgang. Det er mere væsentligt at få de rigtige punkter med.

 
Derefter indhenter man tilbud på så mange punkter i budgettet som muligt. Sørg altid for, at der så vidt muligt er skriftligt tilbud på alt. Dommerudgifterne kan beregnes på forhånd (brug evt. en afstandstabel). Sørg for, at der på forhånd er lavet klare aftaler med dommerne. Det skal fremgå af aftalen, hvorvidt der betales for transport fra hjem til stævneplads hver dag, om der kræves, at flere dommere kører sammen. Det er muligt med godt forarbejde totalt at undgå budgetoverskridelser på denne post. Dommerhonorering kan ses under Regler for sportsdommeres anvendelse.

 
Et budget skal altid arbejde med et realistisk overskud. Det er muligt, at man i forbindelse med et jubilæum vælger at klubben giver et tilskud til stævnet. Det er for så vidt også i orden, men der skal i budgettet, så angives, at der gives dette tilskud.

 
 
Stævnet

Sørg for, at der ikke skal udbetales penge under selve stævnet. Det er ofte her, der kan opstå problemer, da der er for mange, der gerne vil hjælpe til.
 
Alle regninger fra diverse leverandører skal fremsendes efterfølgende. Sørg for, at aftalerne er lavet på forhånd. Tilbagebetaling af tilmeldingsgebyr, stald, rytterfest sker efter stævnet er afsluttet. Sørg for, at der er en veldefineret tilbagebetalingspolitik.
 
De eneste penge, der nødvendigvis skal udbetales under stævnet er dommerafregning. Husk at få kvitteringer på alle udbetalingerne.
 
Under stævnet er det vigtigt, at der er styr på diverse indtægter fra f.eks. cafeteria, bar, eftertilmeldinger m.m. Alt skal noteres ned i en kassekladde med det samme. At modtage en sæk med penge og bilag en måned efter stævnet bliver let en håbløs opgave.

 
Regnskabet

Det væsentlige i regnskabet er, at man umiddelbart kan sammenligne det med budgettet. Hvis der er væsentlige afvigelser i forhold til budgettet, bør der være en note, der forklarer denne afvigelse.
 
Sørg for, at regnskabet er skrevet i et klart sprog. Modtagerne er almindelige mennesker - ikke professorer i virksomhedsøkonomi.  Et stævneregnskab bør ikke fylde mere end en A4-side. Er der et behov for at uddybe enkelte punkter, så kan det ske ved hjælp af noter.
Revision
Endelig er det en god skik, at stævneregnskabet revideres særskilt. Dette er i særdeleshed vigtigt, hvis der er flere klubber, der er arrangør af stævnet. Husk at vælge en revisor inden stævnet afholdes.
 
Normalt gennemgår man regnskabet ved hjælp af stikprøver. Hvis der er budgetafvigelser bør man “grave” lidt dybere. Sørg fra start af at afdække de usikre steder i regnskabet.
 
Såfremt der er afvigelser i forhold til god regnskabs skik eller hvis der er punkter i regnskabet, der ikke kan findes en rimelig forklaring på, så kan man evt. godkende regnskabet med en række bemærkninger.

Udformning af indbydelse

Indbydelsen til stævnet “offentliggøres” ofte sammen med en tilmeldingsblanket. Indbydelse kan være en plakat, en løbeseddel, en hjemmeside eller et indlæg i klubbladet.
 
En indbydelse bør altid indeholde tid og sted (præcis adresse) samt give et overblik over, hvilke klasser rytterne kan tilmelde sig. Gør opmærksom på, hvis der er afvigelser i forhold til RID eller der er særlige forhold, der gør sig gældende under stævnet (f.eks. græsbane). Følgende bør stå på en indbydelse:

• Der rides efter RID (årstal) med følgende ændringer.....
• Ret til ændringer forbeholdes/Ved for få tilmeldte....
• Pris på startgebyr o.a.
• Husk indbetaling af rytterlicens
• Mulighed for boks (med halm/spåner) eller fold (medbring selv hegn)
• Evt. max antal deltagere
• Evt. dato for sidste mulighed for ændringer
•  Tilmelding er ikke gældende før der er betalt
• Evt. cafeteria eller skal madpakken medbringes hjemmefra
• Evt. mulighed for refusion af startgebyr ved fremvisning af dyrlæge-/lægeerklæring
• Husk stævnepas eller stamtavle/gyldigt vaccinationskort samt udfyldt tro- og loveerklæring

Angiv også navn og telefonnummer på en kontaktperson for stævnet samt en deadline for tilmeldinger. Vær hård omkring betaling = tilmelding, da der typisk er rift om pladserne, og det er uacceptabelt at der ikke betales ved tilmelding.

Tilmeldingsblanketten & indbetalinger

Rytteren skal sørge for at aflevere alle relevante oplysninger sammen med tilmeldingen. Det er derfor vigtigt, at man får felter til alle de relevante informationer med på tilmeldingsblanketten.
 
Afhængig af hvordan indbetalingerne foregår, kan man vælge at modtage tilmeldingen enten i form at et A4-ark med informationerne eller i form af en e-mail med alle relevante oplysninger. Samtidig bør der være et kontonummer til overførsel af startgebyr. Alternativt kan man åbne for, at der vedlægges en check med tilmeldingen.
 

Informationer på tilmeldingsblanketten

 
Om rytteren  Navn
                      Adresse
                      Telefonnummer
                      E-mail adresse
                      Evt. Medlemsnummer
                      Evt. Junior/senior
 
Om hesten     Hestens fulde navn og registreringsnummer
                      Øvrige stambogsoplysninger (Efter hingst)

Evt. præstationer (nyttige for speaker) – dette er mest almindeligt ved større stævner, da det kan være svært for speakeren at have tid til at få disse oplysninger med
 
Om klasser    En oversigt over samtlige klasser ved stævnet.
                      Evt. valg af volte (T.2., G.J., 4.J.)
 
Økonomi        Priser på de forskellige punkter
                      Startgebyr
                      Stald (boks, spiltov, halm/spåner)
                      Opstilling af egen fold - evt. leje af faste folde
                      Evt. camping (telt/vogn og med eller uden el)
                      Evt. rytterfest (barn/voksen)
                      Evt. madbilletter
 

Påmindelse om at der skal være betalt rytterlicens i.h.t. den til enhver tid gældende
 prisliste på DIs hjemmeside
 

Hvad skal der laves?

En stævneplads bliver for et par dage også en arbejdsplads for en lang række personer. Der er en række "nøgleposter" eller en række opgaver, som kan være fordelt således:

 
Stævnelederen
En stævneleder er ansvarlig for alt, hvad der foregår under stævnet, og må tage afgørelser i uforudsete situationer. Han står også for arbejdsfordelingen og sørger for, at tidsplanen bliver overholdt. Han sørger ligeledes for, at reglerne bliver overholdt, og at eventuelle undtagelser og protester bliver behandlet i voldgiftkommissionen.Enhver stævneleder bør sætte sig lidt ind i reglerne omkring protester m.v. (RID). Hvis der er en ansvarlig for hver disciplin, sorterer disse direkte under stævnelederen. Ligeledes er stævnelederen typisk ansvarlig for præmieuddelingen. Stævnelederopgaven kan evt. deles mellem 2 personer, hvilket specielt kan være en fordel, hvis stævneledelsen også er rytter til stævnet.

Stævnesekretariat
Har inden stævnet sørget for, at start- og dommerlister er i orden og skrevet ud. Det kan dog være en fordel først at udskrive lige inden stævnestart, da der kan komme frameldinger i sidste øjeblik. Stævnesekretariatet sørger for dommermapper med dommersedler, startlister til ophængning, startlister til ledvogteren, speakerlister samt lister til speakersekretæren.

Brug af stævneprogrammet Ice-test kan stærkt anbefales da det er en meget stor hjælp til alt sekretariatsarbejde, og kan gratis downloades fra www.feif.org. Skal endvidere anvendes som indberetningsmedie for FIPO klasser til rangliste@(if you can see this please update your browser)islandshest.dk (for DRL og WRL stævner)

Stævnesekretariatet sørger for under stævnet, at alle resultater bliver noteret og udregnet, og at disse bliver publiceret gennem højtaler og/eller på opslagstavle. Det kan være en idé at efterregne dommersedlerne, når disse kommer ind, hvis der er tidsmæssigt overskud til dette. På denne måde mindsker man risikoen for fejl. Sekretariatet sørger for udarbejdelse af finalelister samt ophængning af disse. Hvis der er 15 deltagere eller derover i en klasse, er det normalt, at der afholdes B-finaler. Ligeledes sørger han for at få al nødvendig information ud til speakeren.

Stævnesekretariatet kan stå for udarbejdelse af en præmieliste, som dels bliver brugt ved præmieoverrækkelsen og dels til offentliggørelse i klubbladet. Denne arbejdsopgave kan dog med fordel uddelegeres.

 
Ved de fleste stævner er sekretariatet ansvarlig for uddeling af startnumre til rytterne, piberensere til at sætte startnumre på med og evt. mad-/eller rytterfestbilletter. Dette kan med fordel være pakket i poser inden stævnets start. Inden rytteren får udleveret startnummer, bør det tjekkes, at vedkommende har indløst den rette rytterlicens, samt at hestens vaccinationspapirer samt stamtavle er i orden. Dette hverv kan relativt let uddeles.

Hvis der er heste, der har såler på, skal dette meddeles ved check-in. Dette skal noteres og en liste over heste med såler skal medbringes til dommermødet.

Stævnekassereren
Kassereren indkasserer stævnegebyrer, staldpenge, betaling for eventuelle selskabelige arrangementer samt indgangs- og parkeringsafgifter. Kassereren holder også tilsyn med evt. salgsboder og lotterier. Ligeledes foretager vedkommende alle ind- og udbetalinger og refunderer udgifter som f.eks. dommertransport, og holder regnskab samt sørger for at budgettet overholdes.

Banemesteren
Banemesteren sørger for, at alle baner er i orden under hele stævnet. Vanding, tromling, afmærkning osv. skal være i orden. Vedkommende sørger normalt også for, at de nødvendige rekvisitter er til stede der, hvor man skal bruge dem. Dette kan f.eks. være stopure til tidtagning i pasløb, dommertal, blomster på banen. Denne bør også sørge for, at der er opsat stole til dommere og dommersekretærer samt evt. pavilloner, hvis vejret enten er regnfuldt eller meget solrigt.

Ledvogtere kan hører under banemesteren, hvis ikke man vælger at satse på hjælpsomme tilskuere.

Staldmesteren
Staldene skal holdes rene og være klar til at modtage heste. Om nødvendigt skal der sættes navneskilte på bokse og spiltove. Staldmesteren sørger for, at der er personale til stede, når det er påkrævet.

Dommersekretærer
Dommersekretærerne har til opgave at skrive dommerens karakter og kommentar ned på dommersedlerne samt udregne den endelige karakter.  Ved mange stævner er det også dommersekretærerne, som henter og bringer dommermapper til og fra sekretariatet. Det er absolut en fordel, hvis dommer og sekretær kan “følges ad” under et helt stævne, men det er ikke nogen nødvendighed. 

 
Bemærk, at dommersekretærerne også har brug for “dommerforplejning” på banen. Ved nogle stævner bespises dommersekretærerne, ved andre stævner gør de ikke. Der kan evt. sættes et minimum antal timer på, som skal bruges som sekretær, hvis disse skal bespises. F.eks. 4 timers arbejde pr dag = forplejning. Nogle dommere ønsker at medbringe deres egen sekretær - husk at spørge om dette, når der bookes dommere. Det har en overgang været brugt at tilknytte to sekretærer til hver dommer for at kunne give karakterer for foregående rytter(e) mens næste rytter(e) er i gang. Det er ikke længere muligt at give karakterer mens der rides, hvorfor incitamentet med to sekretærer ikke længere er til stede.

Der er ikke så let at være dommersekretær, som det måske kan se ud til. Man bør sikre, at de der skal bistå dommerne som sekretærer har et grundlæggende kendskab til gangarterne samt kan betjene en lommeregner.

Speakere & speakersekretærerne
En god speaker er guld værd for en stram tidsplan. Det er vigtigt hele tiden at kalde de næste ekvipager frem og sørge for, at de er lige i nærheden og er klar til at komme på banen, når den foregående ekvipage er færdig med sit program.

Det er speakerens opgave at sørge for at stævneafviklingen glider jævnt samt at publikum, dommere og ryttere holdes informeret om konkurrencernes forløb, tidsplanen m.m.

 
 
En dygtig speaker formår at skabe en god og hyggelig stemning på stævnepladsen og kan - udstyret med de rette oplysninger - holde publikum underrettet om hestene og rytterne på banen (tidligere resultater, afstamning m.v.). Det er vigtigt, at speakeren er helt dus med ride reglementet og i øvrigt har evnen til at være rolig i lidt pressede situationer. Ride reglementet skal være til rådighed for speakeren.

 
Speakersekretæren skriver samtlige karakterer ned og laver løbende opdateringer af rytternes placering. Hvis Ice-test benyttes, bør der være 2 speakersekretærer – 1 til indtastning og 1 til at skrive. Disse 2 stemmer af undervejs, om der er enighed om karaktererne. Speakersekretæren sørger også for, at der tages tid på de forskellige discipliner – f.eks. med brug af FIPO-timer.

Ledvogtere
Ledvogteren sørger for at lukke ekvipagerne ind og ud af banen samt påsætning af hjelmfarver. Når ledvogteren skal nævnes her, så skyldes det især, at der ikke altid er udpeget en ledvogter på forhånd - og der skal derfor i huj og hast findes én blandt tilskuerne. Det er dog en klar fordel at have udpeget et par stykker inden stævnet, der vil påtage sig denne opgave, da der er mange klasser, der afvikles med flere på banen ad gangen. Man kan evt. ”lokke med”, at det er en plads med god udsigt til alt, hvad der sker på banen.

Cafeteriafolk
Cafeteriaet er ofte det helt kritiske punkt ved et stævne - og sjældent er cafeteriaet “godt nok”. Sørg for at finde en erfaren “køkkenchef” og tænk på, at cafeteriaet er et af de steder på stævnepladsen, som skal bemandes i flest timer. Dette skal der tages højde for i planlægningen. Husk at have rigelig med byttepenge. Stævnecafeteriaet bør have en annonce i stævneprogrammet. Pga. det store omfang af et cafeteria, kan det være en god idé at ”udlicitere” denne opgave.

Dommerforplejning
Ved mindre stævner kan dommerforplejningen evt. ske i stævnecafeteriaet. Ved nogle stævner gøres det således, at dommerne har “fri cafeteria” og blot går ind og henter, hvad de skal bruge. Omkring frokost kan der - især hvis tidsprogrammet er stramt - dækkes bord og sættes mad frem, så det står klar. Udover måltiderne, så er der brug for et par folk til at servere kaffe m.m. ude på banen. Termokander + køletasker med sandwich, chokolade, frugt og kolde drikke bør være til rådighed – specielt i klasser, der tager lang tid at afholde. 

PR
Det kan være en idé, at sørge for at der er en fotograf til stede, som foreviger de store øjeblikke. Hvis der er presse til stede ved større stævner, må han fodre dem med oplysninger, eventuelt uddele brochurer.

Andre opgaver
Følgende job under stævnet kan være svære at placere: Hvem sørger for ekstra toiletpapir, ekstra batterier til megafonen, tæpper/varmekanoner til frysende dommere, samling af ærespræmier, polititilladelse til udskænkning, anmeldelse af stævnet til kredsdyrlægen osv. osv.
 

Præcis programlægning

Der bør tages hensyn til hestene i tidsplanlægningen. F.eks. bør pasløb og 5-gang ikke ligge umiddelbart efter hinanden. Det kan være en fordel at afvikle alle gangartsklasser først og derefter alle tøltklasser, da det typisk er gangartsklasserne, der kan give forsinkelser. På denne måde bliver der også god tid mellem de klasser, der ”passer sammen” – f.eks. 4.5 og T.8., 4.1 og T1, 5.1 og T2 eller 4.3 og T5 (ikke udtømmende og kun det oftest forekommende) Galopløb og terrænløb, som ophidser hestene, bør ligge sidst på dagen eller godt adskilt fra de øvrige discipliner. Det er heller ikke hensigtsmæssigt at lægge f.eks. T2 lige eller kort tid efter pasløb eller andre væddeløb. Når man skal finplanlægge sit stævne, må man inden overveje følgende forhold, for at kunne lave et nøjagtigt tidsprogram.

Dommer- og ryttermøde
Dagen skal startes med et dommermøde, hvor også stævneledelsen bør deltage. Her vælges stævnes hoveddommer og det diskuteres, om der er specielle hensyn, der skal tages. En liste over heste, der har såler på skal medbringes til dommermødet.

I umiddelbar forlængelse af dommermødet, bør der afholdes ryttermøde, hvor rytterne bydes velkomne og informeres om specielle forhold ved stævnet. Det er vigtigt, at ryttermødet afholdes efter dommermødet, da der kan være information fra dommerne til rytterne. På ryttermødet skal vælges en rytterrepræsentant samt suppleant i tilfælde af voldgiftsager, hvor disse skal fungere som talsmand for rytteren. Suppleanten skal indtræde i det tilfælde at rytterrepræsentanten er indisponibel eller selv deltager i den klasse, hvor klagen er opstået, da der kan være situationer, hvor rytteren ikke kan være upartisk.

Efter dommer- og ryttermøde skal der ophænges en seddel, hvor det informeres om, hvem der er valgt til hhv. hoveddommer, rytterrepræsentant samt suppleant.

Banestørrelsen

RID angiver to banestørrelser, der vil få indflydelse på tidsplanen. Det tager nu engang længere tid at ride 250 m. end 200 m, hvilket er relevant i de klasser, hvor rytteren er alene på banen. De fleste klasser afvikles dog med flere ryttere på banen, hvor dette ikke er af relevans. 

Indgangen til banen
For tidsplanens skyld er det bedst at lave indgangen til banen midt på en langside. Dette vil give den bedste og mest glidende afvikling. Det er dog sjældent at banen kun opstilles til afholdelse af stævne og det er også muligt at have en glidende afvikling med indgang på kortsiderne.

Flere ryttere på banen ad gangen
I de fleste discipliner rides der med 3 (evt 2 eller 4 i enkelte heat for at få antallet til at gå op) ryttere på banen ad gangen. De eneste undtagelser er 4.1, 5.1 og T.1, hvor der rides enkeltvis.

Tider for discipliner med flere ryttere på banen samt i finaler

Når ryttere rider på speakerens kommando er tiden for de enkelte opgavedele som følge af nedenstående tabel. Alle tider er angivet i sekunder.

Tidsforbrug pr. ekvipage ved enkeltvis ridning

Tidsforbrug pr. heat ved grupperidning v/ 3 på banen ad gangen

* ) Tidsfastsættes individuelt.

Bortset fra 5.2 og 5.3 er de anførte minuttal fastsat i.h.t. ovenstående tidsskema med en forventet tid til ind- og udridning samt karaktergivning på i alt 2,5 min pr. heat (afrundet til hele min.). I 5-gangsdicplinerne rides pas 3 x og enkeltvis pr. rytter, hvorfor tidsforbruget er betydeligt højere (og den tidsmæssige besparelse derfor væsentlig mindre). Ønskes bedre tid - f.eks. ved knap så erfarne ryttere eller knap så erfarne sekretærer - skal dette tillægges. Der skal også ske tidsmæssigt tillæg for heat med 4, 5 eller 6 -evt. flere ryttere - se skemaet ovenfor.

TIDSFORBRUG I JUNIOR CUP FASTSÆTTES INDIVIDUELT EFTER AKTUEL BANE OG ANDRE LOKALE FORHOLD.
 

Lydighedsdisciplinerne
FS 1 tager omkring 8,0 min. pr. ekvipage
FS 2 tager omkring 5,0 min. pr. ekvipage
FS 3 tager omkring 5,0 min. pr. ekvipage     
L.L.1. tager omkring 6,0 min. pr. ekvipage
L.L.2. tager omkring 5,5 min. pr. ekvipage

Pasdisciplinerne
Stilpas tager omkring 4,5 min. pr. ekvipage. Husk at der er to gennemløb!

Almindelige årsager til forsinkelser i tidsplanen

Selv det bedst planlagte ridestævne har fejl. Fejlene kan selvfølgelig skyldes uheld, dårligt vejr og mange andre ting, som man ikke selv er herre over. I de fleste tilfælde kan fejlen føres tilbage enten til forkert eller utilstrækkelig planlægning eller dårlig organiseret og “slap” gennemførelse af stævnet. De mest almindelige årsager til forsinkelser til tidsplanen er samlet herunder.

Man starter ikke til tiden

Hvis der står i programmet, at stævnet skal starte kl. 9.00, betyder det, at dommere og officials skal være på banen inden kl. 9.00. Her ser man betydningen af at have en præcis og effektiv speaker. En halv times forsinkelse om morgenen, som de fleste stævner slås med, hænger man i reglen på hele dagen igennem.

Programmet er beregnet for knapt

Husk ved planlægningen at beregne små pauser, tid til at flytte ryttere og dommere. Hvis der er mange uerfarne ryttere og ditto personale, må der beregnes mere tid. Husk også tid til banepleje. Det kan være en idé at planlægge et par pauser, som evt. kan inddrages, hvis tiden skrider. Det er dog vigtigt, at dommere og hjælpere får pauser undervejs, da det ellers kan blive en lang dag.

Dommerføl og dommerkalibrering

Dommerne kan have et ønske om at snakke sammen efter det første heat i en klasse. Dette er specielt gældende, hvis der er dommer-føl med, som skal kalibreres i forhold til de andre dommere. Dette er vigtigt at få sat tid af til, da det er vigtigt at vi får uddannet nye dommere.

Utilstrækkeligt og/eller dårligt instruerede officials

Hav altid folk nok. Som regel er det nemt nok at få hjælpere, man skal bare huske at spørge i god tid. Det er vigtigt, at alle officials får besked om, hvor og hvornår de skal være til stede, og hvilket arbejde de skal udføre. Tidtagere må instrueres grundigt, og stopurene efterprøves og sammenlignes. Det er sværere end mange tror at læse et stopur af.

Det kan også være krævende at være dommersekretær, da dommernes kommentarer og karakterer skal skrives ned under afvikling af stævnet, og der skal regnes sammen og divideres inden den endelige karakter kan gives. For at mindske forsinkelser pga. langsom udregning, kan dommersekretærerne evt. samles inden stævnets start og gives en kort instruktion. Det er også en fordel at der i dommermapperne er sørget for spidsede blyanter, lommeregnere samt ”omregningstabeller”. 

Materialet er ikke på plads

Hvis ikke alt , hvad man skal bruge er på stedet, når man har brug for det, går alt i stå. Det gælder dommersedler, sløjfer ved æresrunder, stopure ved pasløb osv.

Pausernes varighed bliver længere end beregnet

Alle pauser midt i stævnet må styres med hård hånd. Dommernes pusterum må tidsmæssigt begrænses. Det er bedre med dommerservice på banen, end at dommerne selv skal hente mad og kaffe.

Sløjfer, pokaler & sponsorpræmier

Sløjfer, pokaler og præmier hører med til et hvert stævne. Der er ikke noget bedre end et flot og misundelsesværdig præmiebord, som deltagerne kan gå og kigge på under stævnet. I Island har man tradition for flotte præmier i glas, metal eller lignende. Udover sløjferne har de også “tallerkner” og “fade”, som den heldige vinder får med hjem. I Tyskland har man tradition for at give både sløjfe, æresbånd og laurbærkrans. Uanset land og tradition: Præmier skal der til!

 
Sløjfer

I Danmark gives der normalt sløjfer til de fem bedste i hver disciplin. Hvis man beregner at give sløjfer til de seks bedste i ovalbane disciplinerne, så er der en sløjfe til alle A-finalisterne. Er der rigtig mange deltagere, så kan man vælge at give sløjfer til alle A- og B-finalister. Hvis der ikke er så mange deltagere i en klasse, så kan man vælge at give et færre antal sløjfer ud. Der er ingen faste regler omkring dette.

 
I forbindelse med ovalbanedisciplinerne, så uddeles sløjferne umiddelbart efter finalerne i forbindelse med æresrunderne. I øvrige discipliner uddeles sløjferne på afslutningsparaden.

 
Farverne på sløjferne følger som tommelfingerregel farverne i landets flag. I Danmark er rød og hvid lig med en første plads. I Sverige er det blå og gul og i Tyskland er det sort, rød og gul. Der er ingen faste regler, men i de sidste par år har sløjferne haft nedenstående farver her i Danmark.

 
            1. pladsen                     Rød & hvid sløjfe
            2. pladsen                     Blå & hvid sløjfe
            3. pladsen                     Grøn & hvid sløjfe
            4. pladsen                     Gul & hvid sløjfe
            5. pladsen                     evt. lilla, ellers hvid sløjfe
            6. - 10. pladsen             Hvid sløjfe
 

For at lette indkøb har nogle stævner valgt at alt fra 4 til 6-10 pladsen er hvide sløjfer.

Når man køber sløjfer ind til et stævne, så skal man altid beregne mindst ét ekstra sæt, fordi der næsten altid vil være delte placeringer i nogle af klasserne.

 
De firmaer, som laver sløjferne, kan som regel også lave guldtryk på sløjferne. Det er værd at overveje, fordi det giver mulighed for at få klubbens logo på sløjferne og evt. et stævnenavn og årstal på de bånd der hænger ned. Trykkes årstallet på båndet skal det dog overvejes, at det ikke er muligt at bruge evt. overskydende rosetter året efter. Der er mange forskellige sløjfer til salg. Priserne ligger fra ca. kr. 12,- pr. stk. og op efter - en alm. pæn gennemsnitlig koster ca. 30 kr. Flere firmaer giver rabat, hvis man husker at oplyse man er lokalklub under DI.

Pokaler

Pokaler er også en mulighed ved et stævne. Mange klubber har vandrepokaler, som i tidernes morgen er “sat i omløb” af private eller et lokalt stutteri. Her er det nødvendigt at få lavet en seddel over, hvem der vandt pokalerne sidste år - og hvad de gives for. Der findes töltpokaler, fairplay-pokaler, klubpokaler, alsidigheds-pokaler, talentpokaler osv.  Der skal afsættes tid til at indsamle pokalerne inden stævnets afholdelse så det ikke risikeres, at en pokal ikke er til rådighed ved uddeling. Der skal ligeledes afsættes tid og penge til at pokalerne skal indgraveres.

 
Hvis en pokal skal gives for noget, som ikke direkte har noget med en ekvipages placering at gøre, så bør der udpeget nogle, som er ansvarlige for at udpege vinderen af pokalen (f.eks. dommerne) og denne eller disse skal informeres om reglerne for erhvervelse af pokalen.

 
Udover pokaler, så kan der også være ærespræmier i form af vin, gavekort eller lignende samt “takkegaver” til officials, dommere og andre relevante personer.

Sponsorgaver

Mange stævnearrangører kontakter forskellige firmaer for at bede om sponsorpræmier til deltagerne. Ofte er det rideudstyrsbutikker og foderstofhandler, som gavmildt skænker stævnet nogle præmier. Til gengæld nævnes de mere eller mindre ofte i højtalerne, de får evt. en annonce i programmet - og skal som minimum nævnes i forbindelse med overrækkelsen af præmien. Måske ønsker de selv at overrække præmien.
 
I sekretariatet bør være en liste over, hvilke gaver der skal gives til hvilke placeringer. Denne liste skal gives til speakeren samt dén der skal overrække præmierne i forbindelse med afslutningsparaden.

Opgaver efter stævnet

Det er forbløffende, hvor ofte man glemmer "dagen derpå". Derfor er det vigtigt, at man på forhånd tænker på, hvilke ting der skal bringes i orden. Husk på forhånd at rekvirere mandskab til oprydning. Følgende ting kan komme på tale: 

• demontering af baner
• fjernelse af afmærkninger
• flytning af sekretariatsvogn og andre boder
• nedtagning af opslagstavler, fjernelse af papir fra samme
• efterraperation af baner 
• tømning af toiletter, affaldssække og lignende
• tilbagelevering af lånte materialer
• afsendelse af eventuelle præmier, takkebreve og lignende
• stævneregnskab
• stævnereferat, der indsendes til Tölt og evt. andre steder 
• liste over erfaringer, der evt. kan komme andre til nytte
• referat og stævnebudget bør sendes i kopi til alle i stævnekomiteen
• møde i stævnekomiteen - trådene samles.

Lav en huskeliste!

For at give en mulighed for at de enkelte kan lave deres egen huskeliste - afpasset efter de lokale forhold - bringer vi her (uden ansvar) et eksemplet på et stort stævnes huskeliste.

Link til Huskeliste for stævnearrangørere (PDF)