Baneforhold
Man kan teoretisk set lave et ridestævne overalt. En mark kan godt gøre det ud for en bane, og man kan også bruge en gårdsplads, grusgrav eller lignende. Kravene til banerne afhænger til en vis grad af stævnets ønske om standard. For det er jo helt klart, at jo bedre banerne er, des bedre muligheder har heste og ryttere for at vise fine præstationer, for at yde deres bedste. Og jo bedre faciliteter i øvrigt man har, jo flere stævnekrav kan opfyldes. Uanset stævnets karakter er der dog visse minimumskrav, der bør stilles til banerne.
I RID findes en del illustrerede anvisninger på, hvordan banerne skal se ud, og hvilke mål man skal arbejde med.
Ovalbanen
Ovalbanen skal måle 200 eller 250 m. Som navnet siger, skal banen være oval med tydelige langsider (se RID, hvor mål, hældninger m.m. er beskrevet). Banen skal have en fast og ensartet overflade. Overfladen kan være slagger, stenmel, fast grus eller hård strandsand, men i godt vejr er det også muligt at ride på græsbane. Ovalbanen skal være helt plan (se dog rid ang. hældninger i sving) og afgrænset mod publikum. Ind mod midten behøver afgrænsningen kun at være markeret helt eller delvist med lave hegn, kraftigt tovværk eller lign.
Lydighedsbanen
Kravene er her en 20 gange 40 m. dressurbane. Overfladen er normalt grus, stenmel, slagger eller lign. men også græs kan anvendes. En græsbane bliver dog nemt smattet i regnvejr og kan også blive urimelig glat, hvis det er ekstremt tørt. Banen bør være indhegnet og ikke blot markeret.
Lydighed kan selvfølgelig også rides indendørs i ridehal. Lydighedsbanen kan også bruges til behændighed samt forskellige rytterlege. Er pladsforholdene trange, kan lydighedsbanen med fordel anlægges i midten af ovalbanen. Husk bogstaver til afmærkning af banen. Bogstaverne er; A, K, E, H, C, M, B og F. Dommerne er placeret ved bogstav C og indgangen bør være ved bogstavet A.
Pasbanen
Pasbanen skal være 250 m., evt. 200 eller 150 m., hvis andet ikke er muligt. Husk et "afløb" af en vis længde! Det er normalt bedre med en kortere god bane end en 250 m. lang dårlig bane. Overfladen er som regel grus, stemel, slagger eller lignende, men kortklippet græs kan anvendes. Banen bør have to separate hegn. Et i banens kant og et gerne ca. 10 m. fra banen beregnet til at holde publikum i en afstand fra banen, så hestene ikke forstyrres under løbene. Pasbanen bør have en helt plan overflade uden huller. Banen bør altid måles nøjagtigt op af hensyn til tider og evt. rekorder.
Skiltene og - for stilpas - "tragten" bør være nem at se for rytteren, men udført og opsat på en måde, som ikke forstyrrer hestene. Hvordan en stilpasbane laves kan ses i RID.
Startbokse er at foretrække, men er ikke et ”must” med mindre de er tale om mere betydende stævner. Enkle og ganske ufarlige startbokse til pasløbene kan laves ved at stille tre gange to "big-baller" op ved starten, men det mest ideelle er naturligvis egentlige startbokse, hvor begge låger udløses samtidig og det samtidig for tidtagerne er tydeligt, når starten går.
Startbokse anvendes kun til 150 m og 250 m pas.
Pasbanen kan i øvrigt anvendes til travløb, galopløb, stiltølt, salgsshow m.m.
Staldforhold
Først må man gøre sig klart, hvilke slags stævne man arrangerer, og hvilke behov for opstaldning der er.
Et lille (op til 20 - 25 heste) endagsstævne, vil normalt ikke kræve opstaldning i bokse, men mulighed for at lave små eller større folde er mere hensigtsmæssigt. Bed deltagerne om at medbringe eget hegn m.v. og meddel om der er mulighed for at koble sig på strøm. Et mellemstort stævne (60 - 80 heste), der afvikles over to dage, kan kræve enkelte bokse til evt. hingste, eller bokse til alle, hvis stævnet afholdes på internationalt niveau. Et stort stævne (120 eller flere heste), vil sandsynligvis kræve alle de bokse, der kan fremskaffes.
Når man har besluttet sig for en stævneplads, må man få et overblik over hvor mange bokse, der kan fremskaffes, og meddele dette i indbydelsen. Især hvis antallet er begrænset. Boksbestillingen vil i så fald være meget afhængig af en tilmeldingsfrist og tidspunkt for bestillingen. Det er vigtigt at få oplysninger om deltagende hingste, aggressive heste, høallergikere o.l., og hvis der er mulighed for to heste i en boks - hvilke der skal stå sammen. Når boksfordelingen først er på plads, bør der ikke kunne laves ændringer af rytterne selv.
Det er også en god ide at have en "sygeboks" til rådighed under stævnet. Sørg for et depositum på udmugning, så folk selv rydder boksen efter sig. Det er ikke morsomt at muge ud søndag aften kl. 21.30. Det er bedst at lade rytterne selv medbringe mad til dyrene samt evt. strøelse.
Camping
Det første man skal gøre sig klart er, hvilke forventninger deltagerne har til campingfaciliteterne ved stævnet.
Jo større stævnet er, jo større forventninger er der generelt. Der er meget forskel på hvad man forventer til et lille lokalklubstævne og et større landsdelsstævne eller lign.
Der kan være tale om en offentlig teltplads, som man blot henviser til. Det samme gælder øvrige overnatningsmuligheder; hotel, vandrerhjem osv. Der kan også være tale om teltplads på stævnepladsen eller privat.
Omkring en campingplads er der altid nogle minimumskrav, der bør opfyldes:
- Adgang til koldt og evt. varmt vand.
- Et sted der ligger i tilpas afstand fra rytterfesten. Hermed menes, at det ikke skal være nødvendigt at køre til og fra rytterfesten.
- Nem adgang til toilet og evt. bad.
Ved lidt større stævner, hvor man opkræver særskilt campingafgift er der er opgave med at opkræve denne afgift, samt kontrollere at alle campister har betalt. Der kan mistes en del stævneindtægter, hvis denne kontrol ikke fungerer.
Da det kun er en del af deltagerne, der betaler i forbindelse med tilmelding, så bør det være muligt at betale på stedet. Af hensyn til kontrol, kan man udlevere et mærkat til at sætte på campingenheden.
Priser
Man bør gøre sig klart, hvem der skal betale. Det væsentlige er, at man på forhånd har gjort sig klart, hvem der skal have gratis overnatning.
Der skal også sætte en pris for camping. Evt. priser for både “med “ og “uden” el.
Endelig så skal man også tage stilling til de gæster, der kun kommer til rytterfesten. Skal de betale for camping? Igen bør man tage stilling til dette inden problemet opstår.
Generelt så må prisen for camping afhænge af, hvilke faciliteter, der er til rådighed.
Andre forhold
Toilet og bad skal holdes rengjorte. Der bør sættes folk af til denne opgave. Beboerne på campingpladsen holder typisk ikke særlig pænt rent, men al erfaring viser, at er der fra stævnearrangørs side gjort forberedelser og foranstaltninger for at holde tingene pæne – så gør publikum det også i højere grad.. Derfor bør man afsætte ressourcer til rengøring. Endelig skal man huske, at der skal ryddes op, når stævnet er afsluttet. Lav en aftale om oprydning inden stævnet starter. Når man er nået til søndag aften, så er der kun bestyrelsen eller stævneudvalget til at rydde op.
Der bør opstilles skraldespande overalt på campingpladsen, således at det ikke flyder med affald over det hele. Husk at disse skal tømmes undervejs!
Hvis der kun er et (fælles) baderum til rådighed, så kan dette evt. deles mellem mænd og kvinder ved at lade mændene bade fra kl. hel til kl. halv - og kvinderne fra kl. halv til kl. hel!
Cafeteria & Dommerforplejning
Mad er en vigtig del af ethvert stævne, både fordi en masse mennesker bor på pladsen ved et flerdagsstævne, - fordi en masse officials og medhjælpere skal have mad undervejs, - og fordi cafeteriaet er en af indtægtskilderne ved et stævne. Det er bedst at have et hold, der tager sig af cafeteriadrift og et hold der tager sig af dommerforplejning og sekretariat. De forskellige "praktiske grise", kan nemmest hente deres mad i cafeteriaet, når de selv finder tiden til det.
Cafeteria
Find en, der vil være ansvarlig for indkøb, suppleringer og pengekasse. Træf evt. aftale med en lokal købmand, Brugs eller lignende om levering af varer på regning, samt afregning om mandagen (når der er penge i kassen). Prøv at skaffe to hold til at sælge (to gange tre til fire personer), men ikke for mange, der kun sælger i f.eks. to timer pr. skift. Jo færre der er i cafeteriaet, jo større overskud (sådan er det bare!). Aftal med en lokal bager, at der kan hentes morgenbrød og mælkeprodukter til morgenmad (også til dommerne).
Undersøg om lokalet/teltet har eller kan få el - vand - køleskab - komfur. Prøv at få et overblik over, hvordan disken skal placeres og arbejdspladsen skal indrettes mest hensigtsmæssigt. Afsæt plads til dommerne for sig selv, evt. i eget lokale. Der findes lovgivning for området – se altid www.fvst.dk kontrol og fødevaresikkerhed, så reglerne for bearbejdning og salg er kendte.
Dommerforplejning
Dommerforplejningen kan klares af cafeteriaet, men så skal der være nogen der specielt tager sig af dette. Bedst klares det af et seperat hold med et seperat budget. Maden skal ikke være specielt fin, men det er unægtelig lettere at skaffe folk til udsatte poster, hvis forplejningen er god og i orden. Gerne varm i koldt vejr og let i varmt vejr. Ligeledes skal drikkevarerne afpasses vejret. Er klasserne/dagene lange, er det godt med slik og kager, når blodsukkeret falder sidst på dagen. Der skal løbende bringes forsyninger ud på banen under bedømmelserne, specielt når klassen varer over en time. Vær god ved dommerne og deres sekretærer, de gør det fordi det er spændende. I kan være med til at gøre det sjovt.
Dommerforplejningen på banen kan klares ved at bruge en thermo/plastikkasse med termokander, øl/vand, sandwich, slik osv. (alt efter årstiden) og stille den inde på banen hos hver af dommerne. På den måde kan de selv forsyne sig. Husk at beregne dommerforplejning til dommersekretærerne og løbende supplere eller udskifte indholdet. 5 timer gammel kaffe bryder ikke mange sig om.
Under dommerforplejningen hører også speakere, speakersekretærer og andre som ikke kan forlade deres “pind” under stævnet.
Rytterfest
Tid, sted og menu fastlægges. Adgang med eller uden mad? Billetter og baltegn. Vagt ved døren? Husk at samarbejde med kassereren med hensyn til budgettet og hold et helt fast greb om, hvad der skal være gratis, og hvad der skal betales for. Ustruktureret uddeling af f.eks. gratis spise.- og adgangsbilletter er en meget almindelig årsag til underskud ved et stævne.
Rytterfesten skal have sit eget arbejdssjak. Der er flere muligheder m.h.t. festen:
· Frivillige laver mad og pynter op til fest.
· Maden købes udefra og leveres, og frivillige pynter op
· Man engagerer en kok som leverer maden og frivillige pynter op.
Da det ikke er alle der deltager i middagen, skal der være mulighed for at købe lidt aftensmad i cafeteriaet, inden der bliver lukket, og lokalet/teltet laves om til festlokale. Afhængig af økonomi og evner, kan man arrangere underholdning som levende musik, DJ, jukeboks, revy og lignende. Et fadølsanlæg er godt til både cafeteria og rytterfest.
Sidste mand lukker og slukker – og det er en stor hjælp næste morgen, hvis de sidste har taget en tørn og i hvert fald ”grovryddet” ingen afgang. Ellers starter oprydningen når morgenkaffen sættes over.
Sekretariatet
Stævnesekretæren eller dennes hjælper er ansvarlig for, at alle tilmeldinger bliver ført på startlisterne. Dette er nemmest at gøre ved, efterhånden som tilmeldingerne indløber at sætte dem i skema – brug regneark klargjort til overførsel til ICE TEST (se vejledning herfor). På den måde har man hele tiden overblik over, hvor mange heste der tilmeldes i de forskellige discipliner, og man kan - efter tilmelding fristens udløb - samle oplysningerne i lister til staldmesteren, festarrangøren og stævnelederen. Stævnelederen bør have kopi af alle papirer, der bruges på stævnet.
Beregn mindst fem dage til at skrive startlister, helst mere. Tilmeldinger til stævner bør derfor være modtaget senest en uge før stævnet foregår med mindre det er et meget lille stævne (arbejdet med startlisterne er enkelt ved brug af ICE TEST).
Det mest almindelige er, at der bliver trukket lod om startrækkefølgen. Dog er det sjældent, at dette kan følges slavisk. Man må tage hensyn til ryttere, der skal starte med to heste i samme disciplin - de skal kunne nå at skifte heste, og til ryttere der skal starte i to på hinanden følgende discipliner, bør man tilrettelægge det sådan, at hesten kan nå at puste ud. Ligeledes bør en rytter ikke starte som nr. et i mere end én disciplin pr. stævne.
Alle ændringer og frameldinger skal være noteret inden papirerne udleveres til de implicerede dommere og andre. Hvis dette ikke kan nås, må man sørge for, at speakeren læser ændringerne op i mikrofonen. Husk, at jo flere ændringer der er i materiale der allerede er udleveret til dommere/sekretærer, jo sværere bliver afviklingen og jo flere fejl kan der opstå. Sekretæren sørger med andre ord for, at dommere, startere, speakere og andre implicerede får de rigtige papirer udleveret i rette tid.
Ved langt de fleste af vore vigtige discipliner har man både dommersekretærer og et sekretariat. Dommersekretærerne står til dommerens disposition og har ud over det ikke noget med sekretariatet at gøre.
I ovalbanedisciplinerne bliver alle dommernes karakterer noteret i sekretariatet efterhånden som de bliver vist og publiceret i højtalerne. I alle andre discipliner (bl.a. pas og stilpas) skal resultaterne hurtigst muligt efter konkurrencens afslutning bringes til sekretariatet. Små walkies eller mobiltelefoner kan anvendes.
En stævnesekretærs arbejde ligger altså både før, under og efter stævnet, idet pågældende normalt også skal sørge for renskrevet præmieliste.
Erfaring viser, at det er meget vigtigt at have arbejdsro i sekretariatet samt kvalificeret hjælp. Der bør altid være to til at regne alle resultater efter/indtaste og supporte, for at forhindre fejl i placeringsrækkefølgen. Det er også rart at have en effektiv piccolo-tjeneste, da stævnesekretæren ikke kan forlade sin plads, mens konkurrencerne foregår.
Ved ovalbanediscipliner bør udregningen foregå løbende, så man må kunne abstrahere fra alt, som foregår på banen og koncentrerer sig om at notere, regne og sammenligne (ICE TEST OPSÆTTER SELV DETTE). Både ryttere og tilskuere vil gere have resultaterne så hurtigt som muligt efter bedømmelserne og have mulighed for at følge med i, hvem der ligger til finale pladserne - eller i finalerne; hvilken ekvipage der er vinder af de enkelte opgavedele.
I udtagelserne vil man - hvis sekretariatet har arbejdet effektivt - vide, hvilke heste der er i finalerne, allerede før den sidste ekvipage har forladt banen. Det kan dog være særdeles formålstjenligt, at de af speakersekretæren noterede karakterer inden offentliggørelse sammenholdes med sekretariatets noteringer. Ærgerlige fejl, bortforklaringer og undskyldninger og måske deltagertårer, kan derved spares.
Materialelister
Der skal bruges et utal af små og store ting ved et stævne. Nogle af tingene bør være en éngangsinvestering for klubben, imens andre ting skal købes fra stævne til stævne. Det er ikke muligt at lave en færdig og fuldstændig liste over de materialer, der skal bruges ved et stævne, men her er alligevel et forsøg på at nå omkring det hele.
I sekretariatet er der brug for følgende:
- Speaker- og dommermapper til alle discipliner (incl. finaler)
- Stopure
- Lommeregnere
- Dommertal
- Startnumre til rytterne
- Blyanter til dommersekretærerne (og en blyantspidser)
- Oversigt over samtlige deltagere og deres betaling
- Oversigt over staldene (fordeling af bokse m.v.)
- Tegninger af evt. springbane/behændighedsbane
- Højtaleranlæg eller megafon
- Walkie-talkie
- Sløjfer, medaljer, ærespræmier, diplomer m.m.
- Præmie/sponsorfortegnelse, herunder præmiernes fordeling
- Opslagstavle og/eller hæfteklammepistol
- RID og/eller FIPO
- Førstehjælpskasse
- Kontorrekvisitter (tegnestifter, hullemaskine, clips osv.)
- Kopimaskine (ved større stævner)
- Computer(e), printer
- Forlængerledning og stikdåse
- Sikringer (hvis uheldet er ude)
Stævnekassereren har brug for følgende:- Vekselpenge (mønter)
- Rytterfestbilletter & evt. entrebilletter
- Lommeregner
- Kvitteringsblok og/eller Dags dato-blok
- Oversigt over samtlige deltagere og deres betaling
- Programmer
- Opbevaring til kvitteringer og følgesedler
I staldene skal bruges følgende:
- Fortegnelse over heste, der skal opstaldes
- Evt. salg af strøelse
- Telefonnummer til dyrlæge, smed & Falck
- Trillebør, kost, greb & andre staldrekvisitter
- Container eller anden mødding
- Evt. skilte til boks dørene
- Adgang til vand
Til banerne skal bruges følgende:
- Tove & snore
- Stolper
- Farvede trøjer eller hjelm/armbind til pas løbene
- Afmærkningsmateriale
- Reservebogstaver til lydighedsbanen
- Borde, stole, parasoller osv. til dommerne og sekretærerne
- Banepynt, f.eks. blomster, løv eller grene
- Springmateriel
- Specialmateriale til behændighed
- Hammer, søm & spande
- Tænger & ståltråd
- Start- og målflag, markeringsflag til pasløb
- Afstandsmærker til pasbanen (50 m., 100 m. osv.)
- Reb eller lign. til tragtmarkering (stilpas)
Til oprydning & nedpakning skal bruges følgende:
- Affaldsspande & -sække (+ aftaler om hvem der fjerner dem)
- River & skovle
- Trillebør(e)
- Æsker & plastikposer
- Container
|
|
