Stævnemanual – Alrid

Stævnemanualen kan hentes her Excel-fil, klar til udfyldning lige her: 

Alrid Stævnemanual (71.3 KiB, 224 downloads)

Her kan Alridsarrangører få lidt hjælp på vejen i arrangering af et Alridstævne.

Sportskomiteen vedligeholder reglementet omkring Alrid, så den sportslige side er på plads og I vil finde alt omkring opbygning af springruter, distance og galopløb. I vil også kunne læse hvorledes markeringer skal anvendes både på distance og springetaper.

Reglementet kan findes her.

Vælg tidligt før stævnesæson en gruppe på 6 til 8 personer, som står for den overordnede planlægning, lad hver især byde ind på et ansvarsområde og vælg stævneleder, som bliver øverste ansvarlig og kontaktperson til rytterne og hjælpere.  Ansvarsområder kan være som følgende:

Økonomi & tilmeldinger – tjek på indbetaling fra ryttere – dommerbetaling. (LÆG ET BUDGET)

Sekretariat – når stævnet kører bruges min. 3 personer

Indkvartering af heste, ryttere og evt. dommere.

Distance og springetape – ved opbygning af springetape bruges ca.10 til 15 personer, opdel dem i 2 til 3 hold og hav planlagt hvor spring skal bygges, således at holdene kan sendes ud til opgaverne. Husk altid hammer, søm, bindegarn, save, springmarkeringer til straffeområde, nummer på spring (om det er til let, middel eller svær eller fælles for alle klasser), tommestok, spader og meget vigtigt: øl og vand til fælles drikkepauser. Til dem der opmåler og markerer distanceruter skal der medbringes mukkert, pinde med farve på ruten samt pile på pind, hvor ruten skifter retning eller hvor der kan herske tvivl for rytter hvilken vej der skal rides, markeringspile skal være orange. Beregn 2 til 3 aftner i skoven. HUSK at indhente diverse tilladelser hvis dette er påkrævet.

Cafeteria – find nogle friske mænd eller kvinder, der har lyst til at forkæle alle. Et velfungerende cafeteria giver et naturligt samlingspunkt for stævnet og er højt værdsat af alle, både ryttere og deltagere.

Hjælperansvarlig – her vælger I en person, alle i klubben kender og holder af, for der skal bruges mange springdommere i springetapen, samt tidtager og starter ved hver af de andre etaper. Husk madpakker og noget at drikke til hjælperne! 14 dage ca. før afvikling af Alridstævnet holdes et tidtager- og springdommerkursus, hvor den ansvarlige for hjælperne forklarer regler omkring straffezonerne og eksempler vises på tavle eller lignende. Ligeledes bliver tidtagere instrueret i udfyldelse af rytternes kort samt hviletid før start på videre færd.

Stævneleder – sørg for at den I vælger er tolerant, hyggelig, kender reglerne i Alrid, kan snakke med alle, kan luske væk og sparke i et træ hvis nogle af deltagerne er urimelig, hvorefter han/hun kan komme tilbage og i en sober tone forklare at sådan er det her. OG som stævneleder er du med til det HELE, så uanset spørgsmål vil du have et svar parat.

 

Huskeliste

Faciliteter 1 – Hvor kan vi være?

  • Ovalbane til gangarter
  • Bane til lydighed
  • Plads til terrænlydighed/udholdenhed
  • Start/målområde med god plads/overskuelighed
  • Bane/strækning til hurtighed
  • Mulighed for overnatning/camping til deltagere
  • Mulighed for overnatning til dommere
  • Mulighed for madlavning/madsalg
  • Toilet(/bade)-faciliteter
  • Opstaldning
  • Parkering/trailerparkering

Hvornår og hvor længe (en eller to dage)?

  • Læs op på Alrid-reglementet + relevante FIPO-afsnit
  • Book dommere efter gældende regler
  • Bestil rosetter
  • Bestil/lav/lån startnumre
  • Etabler evt. sponsorkontakter
  • Lav/find system til registrering/udregning af point
  • Fastlæg udholdenhedsbane(r)
  • Fastlæg terrænlydighedsbane (r)
  • Hvordan skal spisning foregå?
  • Hvor meget forplejning skal hjælperne have?
  • Læg budget/fastlæg startgebyr
  • Skriv invitation og offentliggør den på relevante steder (bl.a. islandshest.dk)
  • Opsæt tilmelding (fx på Sporti)
  • Lav hjælpertilmelding (fx på sporti, gør opmærksom på behovet for hjælpere flere steder)
  • Send relevante oplysninger til dommerne (mulighed for overnatning, bespisning etc.)

 

Officials 1 (hvem skal vi booke i god tid)?

  • Stævneledelse
  • Dyrlæge til kontrol
  • Leder af start/målområde til udholdenhed
  • Speakere til lydighed/gangarter
  • Sekretariatspersonale
  • Evt. køkkenledere/kioskledere
  • Evt. personale til dommerforplejning, hvis køkkenet har for travlt

 

Faciliteter 2 (hvad skal vi skaffe/lave/sætte op)?

  • Bygning/vedligeholdelse af terrænlydighedsbane(r) (medbring hammer, søm, bindegarn, save, tommelstok og spader)
  • Vedligeholdelse af andre baner
  • Skiltning på terrænlydighedsbane(r) (medbring stor hammer og evt. træspyd til at lave huller)
  • Skiltning på udholdenhedsbane(r)
  • Opmåling/skiltning på hurtighedsbane (start, mål, nedtagningszone markeres)
  • Forhold for dommere på udendørsbaner (pavilloner)
  • Forhold for dommere på alle slags baner (borde, stole, clipboards og mange kuglepenne)
  • Evt. musik til baner
  • Lydanlæg
  • Evt. pulsmålere (ellers måles manuelt)
  • Officielt ur
  • Stopure
  • Starterflag til hurtighed
  • Hvidt ”klarflag” til tidtagere i hurtighed
  • Røde flag til dommer i hurtighed
  • Karakterskilte til dommere i lydighed/gangarter
  • Udstyr til udstyrskontrol i lydighed/gangarter (målebånd, vægt, skydelære, gummihandsker, vet form 2)

 

Officials 2 (hvad skal vi bruge vores hjælpere til)?

  • Springdommere
  • Dommersekretærer til lydighed/gangarter
  • Speakersekretærer
  • Evt. køkkenpersonale/kioskpersonale
  • Tidtagere hurtighed
  • DI-dommere til lydighed og gangarter
  • Starter, hurtighed
  • Tidtagere, udholdenhed
  • Pulsmålere
  • Hjælper til dyrlæge
  • Banepåviser (med viden om bane og reglerne)
  • Ledvogtere til lydighed/gangarter
  • Offentliggør deltagerliste på relevant(e) hjemmeside(r)
  • Tjek rytterlicens på deltagere
  • Lav tidsplan
  • Lav dommerplan (og send den til dommerne)
  • Lav hjælperplan
  • Sæt tidsplan på relevant(e) hjemmeside(r)

 

Faciliteter 3 (udstyr som kan købes/laves/lånes til sidst)

  • Computere
  • Printere
  • Blæk
  • Papir
  • Gen. Sekretariatsartikler
  • Dommersedler til springdommere, lydighedsdommere, gangartsdommere, hurtighedsdommere
  • Notatlister til tidtagere, pulsmålere
  • Lister til ledvogtere
  • Speakersedler til lydighed og gangarter + skema til røde/gule kort
  • Evt. flag
  • Tidsplan til opslagstavle
  • Program/kort til deltagere
  • Opsæt lyd og computere
  • Sæt hjælperplan på opslagstavle
  • Klargør clipboards med relevante papirer + kuglepenne til hjælpere/dommere umiddelbart inden de skal bruges
  • Skaf byttepenge, hvis der foregår salg + kontanter til dommerbetaling
  • Print hoveddommerrapport + ekstra vet form 2
  • Klargør kasse med udstyr til udstyrskontrol i lydighed/ gangarter  (skydelære, vægt, målebånd, latexhandsker)
  • Print skemaer til dommerkørsel
  • Planlæg dommermøde (hvem er hoveddommer, hvornår skal der være udstyrskontrol etc.)
  • Planlæg ryttermøde (valg af rytterrepræsentant, suppleant)
  • Planlæg hjælpermøder (for alle hjælpergrupper, gerne separate møder. Hvis muligt gerne et par dage inden stævnet)
  • Hold stævnet & Færdiggør regnskab!